آغاز سال جدید بهترین فرصتی است که به مدیران و تیم‌ها امکان می‌دهد تا انتظارات خود و اهداف جدید را دوباره تنظیم کنند. برای این کار راهکارها و ابزارهای زیادی وجود دارد که به کارگیری آنها می‌تواند در مسیر درست تیم و سازمان موثر باشد. برخی از این اهداف در زمینه امور مربوط به فناوری اطلاعات است و برخی نیز مربوط به مسائلی که ممکن است به طور انتزاعی در هر سازمانی وجود داشته باشد. ما در اینجا به برخی از مهمترین ابزارها و نکته‌های مرتبط پرداخته ایم که ممکن راهنمای خوبی برای پیشبرد بهتر اهداف سازمانی باشد.
مدیریت پروژه مجازی را در آغوش بگیرید
هر شرکتی برای مدیریت پروژه به «کنترل ماموریت» دیجیتالی نیاز دارد. به خصوص که در حال حاضر مشاغل دورکاری افزایش یافته اند، این ضرورت بیش از پیش مطرح است. برای این کار لازم است ابزاری را در نظر بگیرید که یادگیری و مدیریت آن برای تیم شما آسان باشد. از کارهای رایج که تاثیرات آنها هم عمیق است مانند تگ کردن کاربران همکار در طول مسیر، حتما استفاده کنید. یا اگر شرکت شما هر از چند گاهی پیمانکاران یا مشاوران جدید می‌آورد، پروژه‌ها را بر اساس ساختار جدید دهید تا خود را در برزخ مجوزها نبینید.
البته این موضوع در ایران در حال حاضر بسیار رواج دارد و بسیاری از تیم‌ها و سازمان‌ها با کمترین هزینه، پروژه‌های خود را به شکل مجازی مدیریت می‌کنند. این روش بسیار کاربردی و کم هزینه است و فرضا افراد می‌توانند حتی در دورترین نقاط، به تیم خود متصل شده و به مدیریت پروژه‌ها بپردازند. حتی اگر دسترسی به اینترنت هم امکان پذیر نباشد می‌توانید با هزینه‌ای ناچیز و طی یک مکالمه طولانی بسیاری از مشکلات را حل و فصل کنید بدون آنکه نگران هزینه مکالمه خود باشید. کسانی که تجربه خرید شارژ شگفت انگیز ایرانسل را دارند، به خوبی متوجه این ادعا هستند.
ابزار مدیریت پروژه را اتخاذ کنید
اگر بتوانید تیم خود را وادار به استفاده از ابزارهای مدیریت پروژه کنید، موفقیت شما حتمی خواهد بود. پذیرش این فرآیند، پایه اصلی هر نرم افزار مدیریت پروژه است و تیم شما به لحظه‌ای نیاز دارد تا در مورد تغییر رفتار خود سازگار شود و تشویق شود. بهتر است در این زمینه جز آن مدیران اجرایی نباشید که به دیگران می‌گوید وضعیت پروژه را جاری و سیال نگه دارید و سپس هرگز خودتان از آن استفاده نکنید. روشی که خود را به صورت دیجیتالی سازماندهی می‌کنید اغلب باید ریشه عمیقی داشته باشد و خوب است به این موضوع توجه کنید.
یک ابزار برنامه ریزی قرار ملاقات را اتخاذ کنید
اگر هنوز برای تعیین زمان جلسه پشت سر هم از شما ایمیل گرفته می‌شود، وقت آن است که از یک ابزار رزرو قرار استفاده کنید و آن را با تقویم خود ادغام کنید. در این زمینه ابزارهای زیادی وجود دارد که بیشتر آنها گزینه‌های زمان قرار ملاقات را در منطقه زمانی مربوطه شما پر می‌کنند تا مانه از هر گونه سردرگمی در این زمینه شوند.
توجه به فضاهای خالی و تنظیم آن
مهم است که در تقویم تنظیمی خود به روزها یا فضاهای خالی توجه کنید. این شامل تعطیلی هر هفته برای اولویت دادن به کار عمیق و متمرکز است. شما به این فضا نیاز دارید و کارمندان شما هم به آن نیاز دارند. فضای خالی برای شما عالی است، اما بدون تنظیم مناسب، ممکن است برای تیم شما عالی نباشد. اعضای تیم و فضاهای خالی برای آنها را تنظیم کنید و مشخص کنید که چه زمانی و چرا در دسترس نباشند. این موضوع می‌تواند از وضعیت تنگنا جلوگیری کند و زمان آسان‌تری برای به حداقل رساندن وقفه‌ها به وجود خواهد آورد.
یک تجزیه و تحلیل SWOT با تیم خود انجام دهید
شروع سال جدید همچنین زمان خوبی را برای شما جهت انجام ارزیابی از نقاط قوت، ضعف، فرصت‌ها و تهدیدها یا SWOT در کنار تیم خود فراهم می‌کند. ارزیابی SWOT یک تمرین گروهی است که در آن شما یک گفتگوی آزاد و صادقانه در مورد وضعیت فعلی امور در بخش یا سازمان خود دارید. حتی اگر قبلاً ارزیابی SWOT انجام داده اید، زمانی را در ژانویه برنامه ریزی کنید تا آن را با هم مرور و به روزرسانی کنید.
ارزیابی SWOT نباید فقط در مورد انجام یک تجزیه و تحلیل انتقادی از نحوه پیش رفتن کارها و سپس فراموش کردن آن برای بقیه سال باشد. در عوض، از مطالعه SWOT خود برای تغییراتی که باید انجام دهید تا نقاط قوت را به حداکثر برسانید و در برابر ضعف‌ها و تهدیدها محافظت کنید، استفاده کنید. علاوه بر این، برای هدایت تعیین هدف و شناسایی حرکات استراتژیک که به عنوان یک سازمان انجام می‌دهید، به تجزیه و تحلیل SWOT خود مراجعه کنید.
تغییرات لازم را شناسایی کنید
کسب وکارها و مدیران نیاز به تکامل مداوم خود دارند. پس از اینکه زمانی را به ارزیابی عملکرد کلی خود اختصاص دادید (و امیدواریم ارزیابی SWOT انجام دهید)، آغاز سال زمان بسیار خوبی برای شناسایی و اجرای هر گونه تغییری است که برای ماه‌های پیشرو لازم می‌بینید.
ممکن است شما احساس کنید که لازم است تعداد جلسات فردی خود را با کارکنان افزایش دهید. یا شاید نیاز به گزارش‌های هفتگی را از کارمندان خود حذف کنید زیرا هیچ وقت برای خواندن آنها وقت ندارید و آن را با یک گزارش ماهانه جایگزین کنید به خاطر داشته باشید که ایجاد تغییرات به این معنا نیست که شما فقط ابتکارات جدید را معرفی می‌کنید، بلکه به این معناست که فعالیت هایی را که ارزش افزوده‌ای برای کسب و کار یا تیم شما نداشته اند حذف می‌کنید. خلاص شدن از شر زباله همیشه چیز خوبی است.
اهداف خود را تعیین کنید
مدیریت موثر یک سازمان با تعیین اهدافی شروع می‌شود که شما و کارمندانتان می‌خواهید به آنها برسید. آغاز سال جدید بهترین زمان برای تعیین اهداف برای 12 ماه آینده است - سال گذشته تمام شد، برای سال جدید شروع کنید!
اهداف برای کارمندان و تیم به طور کلی باید از S.M.A.R.T پیروی کنند. یعنی یک چارچوب خاص، قابل اندازه گیری، قابل دستیابی، واقع بینانه و مبتنی بر زمان. به عبارت دیگر، آنها باید شایسته وقت گرانبهای شما باشند، اما باید از نظر آنچه می‌توانید در 12 ماه آینده به دست آورید، به طور مناسب واقع بین باشند.